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  • 本系列来自 水中颉 原创投稿。

    本文续上篇《我的时间管理道与术(一):接受现实和感知时间》和《我的时间管理道与术(二):目标与计划》。

    建立至上而下的检视机制

    六个关注层面和检视周期

    宗旨和使命、关键路径是云端;关键点和平衡点是方向指导层;项目是最接地气的现?#30340;?#26631;层;下一步行动是非常具体的待执行事务层。各层之间环环相扣、一脉相承,至上而下应该越来越具备SMART性。

    高度关注层说明检视周期
    50000 FT宗旨使命终极目标,世界观、人生观、价值观1年(春节)
    40000 FT关键路径3-5年远景,及更远发展道路上的关键场景和步骤的畅想、憧憬1年(春节)
    30000 FT关键点1-2年(年度)关键成果、大事(一般1-3个,其中有且仅有1个核心关键点)3-5个月(春节、五一、十一)
    20000 FT平衡点关键点在角色和责任范围里的,面向各领域(工作、学习、生活)的平衡补充3-5个月(春节、五一、十一)
    10000 FT项目当前(一般1-2个月)待突破(一般为多步骤、多阶段)的中短期目标、重点任务的集合(一般少于7件)1-2个月(月初月末)
    地面0 FT下一步行动本周待办/日程表/委派等可执行的(一般为单步骤单阶段)具体任务、行动及事务周/天/适时

    20000FT以上高度的检视以总结的形式进行。每年的春节、五一、十一假期是对过去阶段的总结,同时对关注层“目标”进行尽可能简单、清晰的描述检视。重点是总结得失和经验,对于接下来的预期,只要?#33539;?#26041;向感指导即可,不建议做详细的计划。

    10000FT及以下高度的检视以清单形式进行。通过建立“清单管理系统”有效?#25004;?#31649;理。

    清单管理系统说明书

    项目清单:

    • 列出当前待突破(一般为多步骤、多阶段)的中短期目标、重点任务的集合。这张清单的每个项目(及其步骤、组成任务)最好都进行时间估算(一般单个项目无法在1-2周内完成,所有项目大约能在1-2个月内完成,不排除个别项目的期限会更长),该清单的项目数量建议不超过7个(一般3-5个)。
    • 必须保证项目清单的内容是现实可行的。尽可能不要觉得因为还有更好的方向而轻易改变清单的内容,除非这件事现在非加进来不可。永远会觉得还有更好的想法,如果有新想法,请记到将来/也许清单(+“项目”标签)中去,先做完当前项目清单的内容,接下来的内容也都涌现出来了,岂不妙哉!”

    将来/也许清单:

    • 将来/也许清单中存放当前(一般指1-2个月内)不打算采取行动的酝酿目标、项目/任务/行动,待时机成熟时孵化。
    • 给将来/也许清单加上“项目”标签,形?#19978;?#30446;/也许清单,这里记录着下一阶段可能的项目或待孵化内容。

    日程表:

    • 日程表只记录特定日期、时间必须要做的事情或可能会做的事情的提示信息(一般为重复事件,具体大多为习惯养成任务或项目计划中的重复任务)。
    • 它是一块圣土,不可随意侵犯。如果这项任务/行动不满足以上条件,请先将其放入其他合理的清单(如本周待办清单)中,待时机成熟时再纳入日程表。

    今日待办/明日待办清单:

    • 罗列出今天或明天要办的事情,是日程表的特殊体现。
    • 今日待办清单不是圣土,要尽可能安排好。

    本周待办清单:

    • 这是一个延时待办清单,原则是越快处理越好。

    委派清单:

    • 通常是紧急但相对不重要的事情,或者说别人做比自己做更有优势。
    • 做到充分授权和跟踪。学会甩掉身上的“猴子?#20445;?#33258;己集中精力处理“大石头”。

    备注:

    如果上一个阶段的任务清单还有少数没有完成,可?#36234;?#36825;些任务转移到下一阶段的清单中去。规则:最多转移两次并做好标记,两次都没有完成建议立即清除掉。反之可能有另一种情况,清单的内容都提前完成了,空了怎么办?回答是“太美妙了!”

    10000FT及以下高度检视周期的内容说明书

    1-2个月检视:

    • 每1-2个月对当前的项目清单进行阶段性验收,并考虑是否有必要制定下个阶段的项目清单。
    • 关键点和将来/也许清单是项目清单的制定依据。
    • 评估自?#21512;中?#30340;计划能力考虑是否去做详细的计划,有时候仅仅想一下实施策略也许会更妙。

    每周检视:

    • 每周日(周六和周日作为每周的计划缓冲期)重点回顾总结本周要点
    • 清理收集箱,并依据项目清单的内容和当前情况,制定一周的日程表、本周待办清单、等待清单等。
    • 详细安排下周计划。注意安排不要太满,防止会有很多临时的事情加进来。

    每日检视:

    • 每日回顾并分析所记录的“时间-事件”日志,总结。
    • 制定当今日待办清单(及明日待办清单)的内容。

    适时检视:

    • 需要时计划(突发事件、想法等)
    • 永远集中精力,先搞定“大石头”

    我们应该根据自身的情况分析自己究竟适合制定多久的计划。一般?#36947;矗?strong>期限越短、内容越具体清晰,目标越容易实现,所以我们必须从短期计划做起,从一天、一周的计划做起,循序渐进。如果短期计划完成的很好,再去考虑做更长期的计划。

    综上所述,根据我个人的计划能力做一下这样的设定:“下一步行动”层为计划的重点,以“周”为单位,并以“天”做详细安排;项目层大体上设定为1-2个月,只去做简单的计划(列表)和策略;以“?#24452;取?#21644;“年”为单位来衡量未来的发展方?#39049;?#24403;然,我们完全可以依据个人不同的计划能力和情况来调节时间单位。

    建立至下而上的处理流程

    至下而上的新想法处理流程参考GTD的思路进行。GTD的核心理念概括?#35114;?#24517;须记录下来要做的事,?#32531;?#25972;理安排并自己一一去执行,清空大脑。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

    目标与计划要点直观图

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